Adminisztráció

Az adminisztráció fontos része az irodai munkafolyamatnak. Kiváltképp igaz ez akár a non-profit, akár a forprofit szervezetekre, vállalkozásokra.

Ahogy mindenhol a non-profit szférában is több szinten zajlik ez a folyamat.
Fontos az adminisztráció rendszeres vezetése, amihez először is meg kell határozni az egyes feladatokat, azok elvégzési módját, és hogy ki látja el azokat.
Kellenek előre kialakított szabályok, határidők. Például minden projektet megelőzően készítünk egy tervezetet és minden projekt lezárása után egy héttel el kell készülnie a projektet összefoglaló, azt elemző dokumentumnak.
Szükség van az adminisztráció rendjének kialakítására, tehát, hogy milyen módon jegyezzük le a fontos információkat. Például egyéni táblázatok, mappa struktúrák kialakítására.

Először is van egy úgy nevezett belső adminisztráció, ami magát a működést és az annak során keletkezett fontos információkat írja le különböző formában.
Gondoljunk csak a belső jegyzetekre, amiket az alkalmazottak készítenek saját maguk, vagy munkatársaik számára, feladatlistákra, és határidőnaplókra, amik idővel megsemmisítésre kerülnek. De gondolhatunk itt a vezetésnek írt jelentésekre is, statisztikákra, amik belső használatra készülnek.

Illetve van egyfajta ha úgy tetszik külső adminisztráció, ami 1. az adományozóknak, a pályázatóknak, szponzoroknak, egyéb partnereknek és közösségeknek  szól, 2. a hatóságok, állami intézmények felé irányul.

Nézzük meg, hogy az 1. pontnál mely tevékenységekhez kapcsolódik adminisztráció:

• A döntéshozatal adminisztrációja: a szervezethez benyújtott kérelem, pályázat, jegyzőkönyvek, iktatás, jelenléti ívek stb.
• A szervezet által megírt pályázatok, adománykérő levelek, felhívások adminisztrációja.
• Szerződések, eszközökről, szolgáltatásról pénzügyi forrás biztosításról szóló megállapodások.
• A szervezet által biztosított anyagi javakról szóló szerződések.

Illetve tekintsük meg, melyek ezek a területek a 2. pont esetében:

• Adatmódosítás bejelentése a megadott szabályok szerint.
• Bevallások az APEH felé.
• Könyvelési bizonylatok folyamatos kezelése, továbbítása.
• Szabályok által megkívánt beszámolók időben való elkészítése a megfelelő módon. Éves szinten: mérleg, eredménykimutatás, szöveges beszámoló.
• Leltár, ha a szervezet rendelkezik saját eszközállománnyal.
• Igazolások a szervezet által kiállított adományokról.
• Összesítők, beszámolók és minden olyan dokumentum, amely az adományozók irányába, vagy a pályázatokban előírt módon biztosítja azt, hogy a szervezet működése, tevékenysége és programjai átlátható módon kerültek megvalósításra.

Mindig tartsuk szem előtt, hogy az adminisztrációra fordított idő nem mehet a tényleges tevékenység rovására.

N. M.

Forrás: Civilia Világa 2010/1

<< vissza

Főoldal | 1%-os kampány | HÍE Egyesület bemutatkozik | HÍE Egyesület tevékenysége | Ajánlott könyvek | Hasznos információk | Non-profit Akadémia | Levél nekünk | Partnereink | Impresszum | Oldaltérkép | Érettségi