PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS HAZAI PÁLYÁZATOKHOZ
áttekintő

Higgyék el, nem kívánunk az NCA pénzügyi útmutatójának helyébe lépni és teljes körű elszámolási szabályzatot rázúdítani a kedves Olvasókra! Ehelyett saját elszámolási tapasztalatainkból és a legfőbb hiánypótlási okként felmerülő "tévedéseinkből" egy kis útmutatót szerkesztettünk Önöknek. Tessék, lássék!

Számla kiállítása
A Pályázó által benyújtott számlákon az "Előfizető/vevő" megnevezés vagy legyen egyforma vagy indokolni kell. Teljes nevét írassuk ki az egyesületnek! -> Adatváltozás (egyesület neve, címe) esetén csatolni kell az Apeh bejelentőlapot is.
Xy számlán hiányzik a vevő neve, kibocsátó neve. Fénymásolásnál ügyeljünk arra, hogy elég festék jusson a fénymásolatra!
Amennyiben mégis szükséges a számla javítása, azt a számla kibocsátójának kell szabályosan elvégeznie.
Figyeljük, hogy az összes számla beleesik-e a projekt időtartamába. (Módosításokat is vegyük figyelembe!) Sok esetben nemcsak a számla keltének dátuma a mérvadó, hanem az időszak, amire vonatkozik. (Pl.: telefon-előfizetési díjat csak akkor lehet elszámolni teljes hónapra, ha az az adott projektidőszakba belefér.)

Egyéb dokumentumok
Minden számlához mellékelni kell átutalás esetén banki kivonatot, készpénzes számla esetén kiadási pénztárbizonylatot. Banki kivonat lehet Internetről kinyomtatott is, amennyiben egy időszaki (napi vagy heti) kivonat kerül nyomtatásra, amelynek nyitó- és záróegyenlege van. Nem kötelező kiadási pénztárbizonylat-tömbbel rendelkeznünk, a könyvelő is ki tud állítani. Legyen rajta bélyegző, számlára utaló adat, az összeg átvevőjének aláírása.
Ha a csatolt összes számla meghaladja a támogatási összeg 20%-át vagy a 250 000 Ft-ot, úgy  csatolni kell a megrendelésről szóló szerződést vagy a megrendelést megelőző ajánlatot vagy részletes teljesítésigazolást.
A teljesítési igazolásnak tartalmaznia kell a számlára vonatkozó adatokat, illetve hogy a számla tételei mit takarnak (mennyiség, egységár, darab stb.), és le kell igazolnia a pályázónak.
Ha egyesületi utakra gépkocsit használunk, és valakit megkérünk rá, hogy ide-oda szállítson minket, akkor kiküldetési rendelvényt kell kiállítani. Kiküldetési rendelvény formai feltételei: az utazás célja, időtartama, útvonala, megtett út nagysága, utazási költségtérítés, Apeh-norma. (Útnyilvántartást csak abban az esetben lehet elszámolni, ha a gépkocsi az egyesület tulajdonában van.) Benzint nem lehet elszámolni!

Záradékolás
Az eredeti bizonylatra rá kell vezetni a pályázati azonosítót, majd le kell fénymásolni és a fénymásolatot hitelesíteni kell cégszerű aláírással és bélyegzővel. A hitelesítés szövege: "Az eredetivel mindenben megegyező másolat"
NCA-s pályázatnál külön rá kell írni, hogy a terméket átvettem vagy a szolgáltatás teljesítését igazolom + aláírás, dátum.
Számlák esetén rá kell írni, hogy támogatás összegéből x, önrészből y összeg elszámolva. Önrésznél csak annyit számoljunk el, amennyit a költségvetésben feltüntettünk, ne a maradék összeget. Azt még el tudjuk számolni máshol.
A hitelesítés során ügyeljünk rá, hogy az arra jogosult képviselő az aláírási címpéldányhoz hasonló módon írjon alá.
A következő dokumentumok mindegyikét záradékoltatni kell (a sor a végtelenségig folytatható):

• számlák
• bankkivonat
• kiadási pénztárbizonylat
• kiküldetési rendelvény
• csekkcsonk
• szerződések
• bérfizetési jegyzék
• kifizetési jegyzék (megbízási díj esetén)

Többoldalas számlának és/vagy kifizetési igazolásnak minden oldalán fel kell tüntetni a pályázati azonosítót és minden oldalát hitelesíteni kell aláírással és pecséttel, valamint az eredetivel megegyező felirattal és dátummal.

Önrész
Előfordulhat, hogy az önrész elszámolása nem egyezik a szakértő bizottság által jóváhagyott költségvetéssel.

Költségvetési sorok
Ha a költségvetésben bizonyos sorokra nem kalkuláltunk összeget, akkor arra már utólag nem is lehet. Mindent a megfelelő költségsorba vezessünk fel, ehhez nyújt segítséget az Esza Kht. által kiadott elszámolható költségek lista. Az étkezési költségeknél nem elfogadott tételeket (szalvéta, papírpohár, papírzsepi, szemeteszsák stb.) az egyéb, éspedig sorra lehet írni.
A költségvetéstől max. 10% eltérést tudnak elfogadni. Tehát az eredeti összeg 10%-át lehet hozzáadni vagy elvenni belőle. NCA-pályázatoknál fősoroknál 20%-kal fölfelé, lefelé pedig korlátlanul el lehet térni az eredeti összegtől.
Önrész összegről szintén kell számlával rendelkezni, csak nem kell benyújtani a pénzügyi elszámolásnál.
A pénzügyi elszámolást egy példányban kell benyújtani.

Számlaösszesítő
Bér elszámolásánál a bruttó munkabért és a járulékokat külön sorban kell feltüntetni. A béreket havonta külön soron kell felvezetni. Egyéni bérkifizetési lista, járulékösszesítő és munkaszerződés szükséges.

Lemondás
Ha nem tudunk bizonyos összeggel elszámolni, azt lemondó nyilatkozatban visszamondhatjuk. Ha már megkaptuk a pénzt, azt a 10032000-00285575-50000050-es számlaszámra kell visszautalni.

Forrás: Civilia Világa 2008/2

<< vissza

Főoldal | 1%-os kampány | HÍE Egyesület bemutatkozik | HÍE Egyesület tevékenysége | Ajánlott könyvek | Hasznos információk | Non-profit Akadémia | Levél nekünk | Partnereink | Impresszum | Oldaltérkép | Érettségi