Céges fogalomtár

A szervezetfejlesztés sikerének egy igen erős hátráltató tényezője lehet, ha kiderül, hogy az adott egyesületen, cégen belül a tagok, munkatársak nem beszélnek egy nyelven. Ennek kiküszöbölésére az érdekeltek aktív közreműködésével, amolyan 'mindenki beleadja a magáét' szisztéma szerint, közösen össze lehet állítani egy céges fogalomtárat.
Az alábbiakban egy példán keresztül néhány alapfogalom meghatározására adunk tippeket:

Hiba
Ami őrületbe kerget, amitől bosszús leszel, ami plusz munkába, időbe, energiába kerül. A remény ígéret, ajándék. Ajándék, ha egyszer feltárod, megoldod és ezt rögzíted, beépíted az adott munkafolyamatba, legközelebb megakadályozza az ismételt felbukkanást. A hiba megmutatja, hogyan tudunk jobban működni.
 "Rövidebb ideig tart valamit jól megcsinálni, mint kimagyarázni, hogy miért csináltuk rosszul." (Henry Wadsworth Longfellöw)

Hibajavítás

1. Hibakeresés (előre, amikor a projekttervet készíted, már azon gondolkodsz, hol üthet be a rontás?)
2. Hiba megtalálása (ehhez kell a tudás és tapasztalat, valamint a lelkiismeretesség).
3. Mi a hiba oka? Miért következett be?
4. Hibajavítás tervezése, hogyan tudom a leggyorsabban, a legjobban kijavítani?
5. Hibajavítás.
6. Rögzítés a projekttervbe. Hiba leírása, hiba oka, a hiba megoldása, a hiba jövőbeni megelőzésének terve.

Bizonyos esetekben 3. pontnak a végére kell kerülni: előbb hárítsuk el a problémát (pl.: oltsuk el a tüzet), utána ráérünk elemezni, felelősöket keresni (miért gyulladt ki). Kivételt képeznek azok az esetek, amelyeknél a hiba okának megtalálása a megoldáshoz elengedhetetlen (pl. nem működik a fénymásoló).

"Jó lesz az így is"
Nem lesz jó! Csak a tökéletes jó! Tilos est kimondani, vagy gondolni. (!) Csak a 100%-os fogadható el! Tessék rászólni a másikra, bárki legyen az! Külső munkatárs, pl. grafikus, főnök, projektvezető, bárki! Mindig, mindeni köteles erre mindenkit emlékeztetni. Vagyis legyünk annyira igényesek, hogy nem adunk ki olyat a kezünkből, amelynek tökéletességéről nem vagyunk meggyőződve. Magunkat méltatjuk munkánkkal.

Sztenderdizálás
Minden támogató folyamat és minden projektben a lehető legrészletesebben kidolgozott, írásba foglalása és betanítása. Amit egyszer kitalálunk, nem kell még egyszer. A sztenderd folyamatok részletes, aprólékos leírása és betanítása azért, hogy a folyamatokat gyorsan, mindig ugyanúgy el lehessen végezni anélkül, hogy külső segítséget (kollégát) igénybe vennénk.

Minőség
Relatív fogalom. Minőség az, amit az ügyfél annak tart. A minőség szerintem egy mérce (hiszen lehet valami rossz minőségű is). A mérce az ár-érték arányt mutatja. Igaz, hogy a vevő számára az a jó minőségű, ami az igényeit kielégíti, de nem mindig veszi figyelembe, hogy mindez mennyibe került neki.

Döntés
A gondolkodás következménye, megelőzi a cselekvést. A kettő között áll. Ideális esetben e kettő között áll. De: mi a helyzet a felelőtlen döntésekkel, és azokkal, akik végül nem mernek cselekedni? A döntés az, amikor több lehetséges megoldás közül kiválasztjuk azt, amelyet helyesnek tartunk, s a szerint cselekszünk.

Döntési képesség
Eredménye a javaslat. Gondolkodni az adott probléma megoldásán mindenki tud, és elvárás mindenkitől. Ne csak azt mondd el, mit nem tudsz és miért megoldani. Tegyél javaslato(ka)t! Tudod, hogy hogyan kell dönteni, de nem te vagy a kompetens az ügyben.

Döntésképesség
Eredménye a döntés. A gondolkodás után javaslatok születnek, amelyek közül a döntésre jogosult kiválasztja az általa helyesnek vélt verziót, és dönt. A döntéssel vállalja a felelősséget.

Folyamatos gondolkodás kötelezettsége
A főnök, a projekt vezetőjének nem az a dolga, hogy napjában 350 kiskérdésre válaszoljon. Ha a munka elvégzése közben nem vagy biztos valamiben, akkor NEM MEGKÉRDEZNED, hanem elgondolkozol, elemzed eddigi tudásod, megnézed, mi a munkavégzésed célja, mi az eredménye, és hol vagy most. Javaslatokat fogalmazol meg magadban, és kiválasztod a "helyes" megoldást. Döntési képességeddel javaslatot fogalmazol meg és döntés képességeddel döntesz, és vállalod a felelősséget. Vagyis gondolkodj, mielőtt kérdeznél! Így könnyen elkerülhető, hogy hülyét csinálj magadból.

Droid
Aki nem látja át, hogy mit miért csinál. Olyan munkaerő, aki ész nélkül hajtja végre az utasításokat. Csak utasításra képes bármit is tenni. Csak a mechanikus dolgokat képes elvégezni. Éppen ezért rendkívül következetlen és ésszerűtlen. Ha a feladat elvégzése közben problémákba ütközik, akkor teljesen elakad, leblokkol, rosszabb esetben meggondolatlanul cselekszik és HIBÁZIK. A droiddá válás, vagy abból történő kitörés, a gondolkodással előzhető meg.

Határidő
Egy meghatározott feladat elkészítésének végső időpontja. A határidő lejártának időpontjában a feladatnak készen kell lennie. (NINCS DE!) Nem számít, mikor készül el, hiszen egy időtartam volt rá megadva és nem az, hogy az utolsó pillanatban intézd el. Ezért elfogadhatatlan, ha valaki azzal indokolja a munka el nem végzését: ".mert rám sóztál egy újabb feladatot az utolsó percben! két feladatot, hogyan tegyek meg egyszerre? Nem volt időm!."

Menedzsment szervezetek, önmenedzselő munkavégzés
A munkavégzés fokmérője az eredmény. Például: a feladatod az, hogy küldj ki könyvtáraknak 100 db levelet. Egész nap tevékenykedsz, megcímzed a levelet, pecsételsz stb. és postára adod a leveleket. Dolgoztál egész nap? Igen. Elvégezted a megjelölt feladatot? Igen. Miért? Mert a könyvtárak megkapják a levelet.

Miért tartjuk a szervezetfejlesztést?
Ok: a mostani nem jó, sok a hiba, a munkatársak nem gondolkodnak, nem látják át, hogy mit miért csinálnak (droidok), sok idő és mentális energia vész kárba, a vezető túlterhelt, nem tud az igazi feladatával foglalkozni. Konfliktusok alakulnak ki, bedőlt projektek, elégedetlenkedés, sikerélmény hiánya, önértékelési zavarok.
Cél: Minőségbiztosított munkavégzés. idő és mentális energia megtakarítása, konfliktusok elkerülése, vezető(k) tehermentesítése, hatékonyabb működés, boldogabb elégedettebb életminőség, jó(bb) munkahelyi légkör.

Mi kell ahhoz, hogy alkalmazni tudjuk a minőségbiztosított munkavégzést?

1. Megfelelő hozzáállás: saját magamhoz és a munkavégzéshez való viszonyom: legyek olyan igényes önmagammal szemben, hogy akarjam jól (és még jobban) csinálni, s higgyek abban, hogy ennek előbb-utóbb meg lesz az eredménye!
2. Építeni kell a munkatársak egyéni gondolkodási és cselekvési technikáira (mindenkinek más lehet), s hangoljuk ezeket egymáshoz, ez fogja alkotni a rendszert, nem a fiókban lévő jól megfogalmazott dokumentum. Bizonyos keretek között szabad kezet kap a munkatárs, a szabályokat azért találjuk ki, hogy a munkájukat segítse, és nem azért, hogy pallosként függjön a fejük felett, s saját technikájukat korlátozza.
3. Gondolkodásra kell késztetni a munkatársakat (szállítókat). Segítsük, hogy pontosan megértse, mi az elvárásunk (ügyfél igénye), írja le, s ez alapján tervezze meg a folyamatot! Eleinte talán nem sikerül elsőre feltennie az összes szükséges kérdést, de apróbb feladatokkal lehet gyakorolni (pl. borítékot szeretnék). Ha a szállító pontosan megérti, hogy mit akar a megrendelő, s a feladatot úgy végzi, mintha azt ő maga akarná, akkor jó eséllyel minőségi munkát tud végezni.
4. A végrehajtás mindig előzze meg ez a gondolkodási folyamat! Ha azonban a munkatárs (szállító) úgy érzi, hogy minden információ a rendelkezésére áll ahhoz, hogy a feladatot végrehajtsa, akkor hagyjuk, hadd csinálja, ne ellenőrizzük egyfolytában!

Előzetes biztosításra épülő rendszer
A hibákat nem utólag kell kijavítani, hanem meg kell előzni őket, azaz azt biztosítani, hogy a hiba meg se jelenjen. Így biztosítható a minőségi munka.

Feladatkultúra
Az alábbi tartópillérekre épül:

• a problémát megelőzzem, ha hibázok, javítsam ki,
• az eredményem határozza meg a munkám minőségét, minden egyes lépésnek minőséginek kell lennie ahhoz, hogy a munkám végül önmagában is minőségi legyen,
• teljes felelősséget vállalok a munkámért, mert én vagyok a saját munkám menedzsere,
• előbb gondolkozom, aztán cselekszem.

A munkám minőségét mindig az ügyfelem határozza meg. Ez lehet például, akitől a megbízást kapom vagy esetleg külső ügyfél is. A minőséget az ügyfelemnek és saját magamnak is nyújtom.

Forrás: ÉLET Egyesület. "Szervezetfejlesztési módszerek a civil szektorban" című kiadvány

<< vissza

Főoldal | 1%-os kampány | HÍE Egyesület bemutatkozik | HÍE Egyesület tevékenysége | Ajánlott könyvek | Hasznos információk | Non-profit Akadémia | Levél nekünk | Partnereink | Impresszum | Oldaltérkép | Érettségi