KONTROLL

Mire számíthatunk egy pályázati program helyszíni ellenőrzése során?

2007. január 1-jétől a Szociális és Munkaügyi Minisztérium irányítása alatt megvalósuló hazai és uniós támogatási programokat (pl. a Mobilitás, az NCA támogatási programokat is) az ESZA Európai Szociális Alap Nemzeti Programirányító Iroda Társadalmi Szolgáltató Kht. (ESZA Kht.) kezeli.
Ennek értelmében a Mobilitás pályázatokon nyert összegek a támogatói szerződésben foglaltak szerinti felhasználását mostantól az ESZA Kht. munkatársai ellenőrizhetik.
Egyesületünk "Civilia világa" elnevezésű programját 2007 februárjában helyszíni ellenőrzésnek vetették alá.
Az alábbiakban szeretnénk összefoglalni tapasztalatainkat, s bemutatni, hogy mire lehet számítani egy ilyen ellenőrzés során.
A helyszíni ellenőrzést megelőző héten az egyesület elnökét telefonon megkeresték, hogy tájékoztassák őt az ellenőrzés szándékáról, s időpontot egyeztessenek vele. Állítólag korábban e-mailt is küldtek, de mi ezt nem kaptuk meg.
A megbeszélt időpontban az ESZA Kht. két kollégája jelent meg a szerkesztőségünkben. (Akinek az ellenőrzés hallatán sötét öltönyös, szigorú ábrázatú, savanyú és kukacoskodó alakok jutnak eszébe, azt megnyugtathatom. Legalábbis hozzánk két szimpatikus, barátságos hölgy érkezett.)
Az ellenőrzést végzők érkezésükkor megbízólevelet adnak át a szervezet képviselőjének, amelyet az ESZA Kht. ügyvezető igazgatója (vagy helyettese) írt alá. A megbízólevél tartalmazza a kiérkezett munkatársak nevét, személyi igazolványuk számát és beosztásukat, az ellenőrizni kívánt program azonosítószámát, valamint az ellenőrzés időpontját.
A megbízólevél részletesen kitér arra, hogy az ellenőrzést végző személyek a megbízás tárgyát illetően milyen - jogszabályokban és egyéb szabályokban rögzített - jogosultságokkal rendelkeznek. Így például a szervezet hivatalos helyiségeibe beléphetnek, minden - a programmal kapcsolatos - ügyiratba betekinthetnek, arról másolatot készíthetnek, amelyet szükség esetén a helyszínről elvihetnek. Készíthetnek fényképet, videofelvételt, hangfelvételt, valamint az illetékes személyektől, illetve a célcsoport tagjaitól tájékoztatást kérhetnek.
A megbízólevél átvételét követően kezdődik meg a vizsgálat.
Az ellenőrök elsősorban a pályázati program megvalósításának "tárgyi bizonyítékaira" voltak kíváncsiak. Vagyis azt vizsgálták, hogy a folyóirat valóban elkészült-e, s valóban terjesztettük-e. Be kellett tehát mutatnunk az eddig megjelent lapszámokat, valamint az előfizetői kuponokat. Megmutattuk a téves címre kiküldött, hozzánk visszaérkezett leveleket is.
Az ellenőrzés során vizsgálták, hogy a folyóirat tartalma megfelel-e a pályázatban leírtaknak.
Engedélyhez kötött tevékenység esetében vizsgálják a szükséges dokumentumok meglétét is. Esetünkben az Oktatási és Kulturális Minisztérium határozatát kellett bemutatnunk, amely értelmében folyóiratunkat nyilvántartásba vették.
A program során keletkezett szerződéseket és számlákat megtekintették ugyan, de részletesen nem vizsgálták.
A vizsgálat elsősorban a pályázati program szakmai részére vonatkozott, így rákérdeztek a program megvalósításában résztvevők létszámára, a közreműködő szervezetek nevére, feladataira, a terjesztés módjára, a program megvalósítása érdekében végzett társadalmi munkára stb.
A vizsgálatot végzők tapasztalataikat az Ellenőrzési Jelentés elnevezésű dokumentumban rögzítették, amelynek végén megállapítják, hogy a programot a szerződés szerint hajtjuk-e végre, vagy sem. (Esetünkben minden rendben volt.)
Az Ellenőrzési Jelentés két példányban készült, amelyet mindkét fél aláírásával hitelesített. Az egyik példány nálunk maradt, a másik az ESZA Kht.-t illeti meg.
A vizsgálat kb. másfél óra alatt zajlott le, de ha nem lettünk volna olyan lelkesek és beszédesek, egy óra alatt végeztünk volna.

wk

Forrás: Civilia Világa 2007/1

<< vissza

Főoldal | 1%-os kampány | HÍE Egyesület bemutatkozik | HÍE Egyesület tevékenysége | Ajánlott könyvek | Hasznos információk | Non-profit Akadémia | Levél nekünk | Partnereink | Impresszum | Oldaltérkép | Érettségi