RENDEZVÉNY VAGY RENDETLENSÉG?

Volt egy jó ötletünk, összegyűjtöttünk pár hasonló gondolkodású embert magunk mellé, megalapítottuk civil szervezetünket, nyertünk támogatást a működésre, van irodánk és mindenfajta irodai kütyünk. De valami hiányzik. Szeretnénk jelezni a világ felé, hogy létezünk és nyitottak vagyunk. Szeretnénk megosztani eszméinket másokkal, szeretnénk tanácsot adni, segíteni, információt szolgáltatni, fórumot szervezni. Mit tegyünk?
Szervezzünk rendezvényt!

Egy kis segítség, mielőtt belefognánk
Nincs is annál egyszerűbb, mint elképzelni egy halom embert, amint issza a szavainkat, és lelkesül az ötleteinkért, de ahhoz, hogy idáig eljussunk, be kell látnunk, hogy ezért keményen meg kell dolgozni. Egy jól megszervezett rendezvénynek a titka abban rejlik, hogy a gondolat megszületésétől az utolsó számla elszámolásáig megfelelően beütemezzük a ránk váró munkafolyamatokat. Egy idő után belátjuk, hogy nélkülözhetetlenné válik húzni egy képzeletbeli egyenest, amin időrendbe állítjuk a teljesítendő feladatainkat.
Erre alapozva célszerű megírni közösen még a legelején egy programtervet, melyet bármikor elővehetünk különböző rendezvények megszervezésénél. Ha felhasználóbarát módon készítettük el, akkor minden esetben csak az éppen sorra kerülő eseményre kell a beírandókat átvariálni. Egyfajta mankó, hogy ne vesszünk el a részletekben. Segítség, hogy ne kelljen minden egyes esetben az egész feladatsort kigondolni az elejéről.
Kis táblázatunkban felvázolunk egy példát, hogy mit érdemes belevenni, de természetesen ez egyéni tapasztalatokból kiindulva tovább bővíthető, és ízlés szerint átalakítható.

A legalapvetőbb kérdések megfogalmazása: miért - miről - kinek?
Hogyan is álljunk hát neki egy rendezvény megszervezésének, mire lehet felkészülni, és mi az, ami még legvadabb álmainkat is felülmúlja?
Az első és legfontosabb feladat tisztázni önmagunk előtt, hogy miért is fontos nekünk, hogy az adott rendezvényt megtartsuk (a rendezvény oka). Milyen rövid és hosszú távú célokat szeretnénk elérni a megrendezésével (a rendezvény célja)? Nem árt alaposan feltárni, hogy milyen már meglévő feltételekkel rendelkezünk, melyet a megvalósításnál hasznosítani tudunk, illetve vannak-e tapasztalataink résztvevőként, segítőként stb. hasonló rendezvények, programok, előadássorozatok megtervezésében és lebonyolításában.
Határozzuk meg, hogy mely téma köré szeretnénk szervezni programunkat! (Fontos, hogy illeszkedjen egyesületünk alapvető céljaihoz!) Kiknek szeretnénk megtartani, melyik célcsoportot szeretnénk meginvitálni az eseményre?

Ki mit csinál?
Ha mindezzel tisztában vagyunk, jelöljük ki egyesületünkben a legrátermettebb embereket a különböző feladatkörök betöltésére. Gondoljuk át, hogy kit bízunk meg a szervezési, a beszerzési feladattal, kit kérünk fel előadónak. Együttműködünk-e más egyesületekkel, vagy egyedül kívánjuk lebonyolítani az eseményt? A felelősök kijelölése nagyban megkönnyíti munkánkat, így nem sumákoljuk el a ránk váró feladatokat, és mindenki kellőképpen motiváltnak érzi magát, hogy a rendezvény sikeres legyen.

Érdemes kibérelnünk a Budapest Sportarénát?
Nos eljutottunk addig, hogy meggyőztük magunkat, érdemes ezt a rendezvényt megszervezni, és már nagyvonalú elképzeléseink is vannak. Ekkor kezdhetünk el azon gondolkodni, hogy melyik időpont lenne alkalmas, és milyen helyszínt válasszunk. Egy jól megválasztott helyszín az egyik kulcspontja lehet a rendezvény sikerességének. Törekedjünk arra, hogy jól megközelíthető legyen, nagyon fontos, hogy a jelentkezők odataláljanak, a főbb közlekedési gócpontoktól ne essen távol! (Ez nem azt jelenti természetesen, hogy a belváros legdrágább helyén kell termet bérelnünk.) A terem mérete igazodjon a tervezett résztvevő-számhoz. Próbáljunk jó viszonyt kialakítani a helyszínen a kapcsolattartóval, hiszen sok esetben be tud segíteni a lebonyolításba, és nem kell folyton hazaszaladgálnunk, ha esetleg valamit nem vittünk magunkkal (olló, tálca, stb.). Ha ételt, rágcsálnivalót, üdítőt is szeretnénk vendégeinknek nyújtani, számoljunk utána, hogy mennyi pénzt szánunk rá, és hogy mi a legköltséghatékonyabb megoldás!
Időpontoknál természetesen a kellemes meleg napok dominálnak, így főként a májusi, júniusi, szeptemberi időpontok. Hétvégén könnyebb egész napos programot tervezni.

A történet leglényegesebb szereplői
Miután a biztos hátteret megteremtettük, fel kellene tölteni érdeklődőkkel; itt az ideje kiküldeni a meghívókat! Gondosan ügyeljünk listánk összeállítására, melyekre az általunk szívesen látott nevek kerülnek! A tájékoztató levél mellé ne felejtsünk el jelentkezési lapot mellékelni, hiszen ezek alapján tudjuk regisztrálni jelentkezőinket! Így pontosan nyomon tudjuk követni, hogy mennyi ember jelentkezik, és nem várt túljelentkezés esetén még nincs késő nagyobb termet bérelni. A jelentkezési lapjukra nevük, szervezetük neve mellé mindenképpen tüntessék fel valamely elérhetőségüket, hiszen ez alapján tudjuk tartani velük a további kapcsolatot. Szerencsés esetben van az embernek egy ismerőse, aki jó grafikai képességekkel van megáldva, és esetleg arra is kapható, hogy besegítsen a meghívó megtervezésébe, kivitelezésébe. Ne felejtsük: rendezvényünkkel, meghívónk minőségével önmagunkat jellemezzük!
(Abban az esetben, ha rendezvényünk többnapos, és távolabbi helyekről is várunk jelentkezőket, érdemes átgondolnunk, hogy szeretnénk-e számukra szobát foglalni. Mivel ez elég költségesnek bizonyul még a legolcsóbb szállás esetében is, ezért legyünk kellőképpen előretekintőek!)

A piszkos anyagiak
A rendezvény jellegétől, időtartamától, az előadók felkészültségétől függően dönthetünk amellett, hogy programunkért előre meghatározott összeget kérünk. Ezt indokolhatja az a tapasztalat is, hogy ha fizetős a program, akkor a jelentkezők odaadóbban állnak hozzá az egészhez, érzik, hogy valamilyen minőség várható. Kalkuláljuk ki azt az értéket, amit úgy érzünk, hogy mind a két fél számára elfogadható! (Az összeg lehet jelképes is.) Alaposan megszívlelendő, hogy ha ezzel élünk, előre tisztázzuk a jelentkezőkkel, hogy mi módon tudják az összeget kiegyenlíteni, és mindenképpen szabjunk fizetési határidőt, hiszen nekünk sem mindegy, hogy mennyi étellel, lefénymásolt dokumentummal stb. készülünk. Sajnos rossz tapasztalat az is, hogy azok a jelentkezőink, akik abban bíznak, hogy majd a helyszínen készpénzben egyenlítik ki az összeget, rendszerint nem jönnek el az előadásra. Tisztességesebb lesz a hozzáállás, ha az összeget már előre kifizették, így valóban komolyan gondolják a megjelenést.
A másik fontos pénzügyi jótanács, hogy rendezvényünk gyakorlati, fizikai megvalósításával párhuzamosan a szervezés egész ideje alatt kísérjük figyelemmel a bevételek, kiadások alakulását is, számláinkat fűzzük hozzá a mappánkhoz. Ha pályázati pénzből valósítjuk meg rendezvényünket, jelentősen leegyszerűsíthetjük elszámolási feladatainkat a nagyfokú rendezettséggel. Ne halasztgassuk átutalási kötelezettségeinket sem pl. a szálloda felé.

Az utolsó simítások
Ha a főbb tevékenységeket elintéztük, nekiállhatunk a részletes programterv kidolgozásának. Kérjük meg előadóinkat, hogy csipkedjék magukat referátumuk elkészítésével, és ha lehetséges, egy rövid vázlatot is készítsenek előadásukról. Ez utóbbit elküldhetjük ízelítőként a jelentkezőknek, vagy esetleg kioszthatjuk nekik a helyszínen. Ne felejtsük el a szükséges dokumentumokat elkészíteni!(oktatási anyag, brosúrák, értékelőlap, jegyzetfüzet stb. kinyomtatása, sokszorosítása)
A program előtt egy nappal, ha lehetőség nyílik rá, a jelentkezőknek küldjünk egy emlékeztető e-mailt, melyben ismételten felhívjuk a figyelmüket a program helyére, idejére. Mellékelhetünk térképet és a már említett rövid vázlatot is az előadás témájáról. Kérjük őket, hogy jelezzenek vissza! Legtöbbször ilyenkor derül ki az is, hogy ki nem jön a rendezvényre, érdemes tehát ezután véglegesíteni a jelenléti ívet.
Miután mindennel végeztünk, készítsünk egy ellenőrző listát, amin leellenőrizhetjük, hogy tényleg minden szükséges előkészületet megtettünk-e. Ezzel a módszerrel megkíméljük magunkat a felesleges idegeskedéstől.

A rendezvény napján
Próbáljuk meg személyesen fogadni a megjelenteket: igazítsuk útba őket, melyik teremben lesz megtartva az előadás, hol lehet étkezni, merre van a mosdó, hova lehet tenni a kabátokat. Otthonosabbá téve a helyszínt elérhetjük, hogy nyitottabban álljanak hozzánk, a rendezvényhez, az előadóhoz, összességében az egész egyesületünkhöz. Készítsünk fotókat, hangfelvételeket az eseményről, mert ezt később saját magunk értékelésére, illetve referenciaanyagként is fel tudjuk használni.

Utómunkálatok
Rendezvényünk lebonyolítása utáni napokban kerítsünk sort az értékelésre! Fontos, hogy még bennünk vannak az élmények, de már nem vagyunk közvetlenül a hatása alatt, így kellőképpen objektívek tudunk maradni. Azaz mindig aludjunk rá egyet! Olvassuk el az értékelőlapokat, nézzük meg a rendezvényről készült felvételeket, osszuk meg egymással tapasztalatainkat! Annyian jöttek el, amennyien szerettük volna, mindenkinek jutott az előkészített dokumentumokból, jól gazdálkodtunk a technikai feltételekkel?
Vizsgáljuk meg, hogy mi az, amit jobban csinálhattunk volna! Nézzünk mélyen magunkba, hiszen az alapos elemzéssel nagyon sokat tehetünk saját fejlődésünk érdekében. Tapasztalatainkat mindenképpen jegyezzük le, és amint lehet, módosítsunk akciótervünkön! A rendezvényhez tartozó dokumentumokat rendezzük egy jól elkülönített mappába, hogy bármikor bele tudjunk nézni, lehetőségekhez mérten a számítógépen is alakítsunk ki egy külön helyet.

És amire már a legelején utaltam
Elkerülhetetlenül szembe találjuk magunkat olyan igényekkel, amikre képtelenség felkészülni. Tapasztalataink azt igazolják, hogy minél szervezettebb, sokrétűbb a programunk, annál több kritika érkezik. Minél többet nyújtunk, annál többet várnak. Hogy mikre gondolok: ha teszel cukrot a kávéba az a baj, ha nem teszel, az is baj; ha minden szendvics kolbászos, a fele jelentkező vegetáriánus. Ha az előadó kövér az a baj, ha sovány, akkor nem látszik, de ha beleakad a diktafon zsinórjába, akkor mindegy, mert legalább van min röhögni.
Összegzésképpen elmondható, hogy lehetetlen minden felmerülő igényt kielégíteni, és ne essünk kétségbe, ha ezzel valóban szembesülünk is. Fő az optimizmus kedves szervezőkollégák, higgyék el, a pozitív visszajelzések nagyon szívmelengetőek!

Jó mulatságot kívánok!

-Kr-

Ütemterv (minta)

Forrás: Civilia Világa 2007/1

<< vissza

Főoldal | 1%-os kampány | HÍE Egyesület bemutatkozik | HÍE Egyesület tevékenysége | Ajánlott könyvek | Hasznos információk | Non-profit Akadémia | Levél nekünk | Partnereink | Impresszum | Oldaltérkép | Érettségi