A PROJEKTMEGVALÓSÍTÁS BUKTATÓI

Előző cikkünkben a pályázatírás nehézségeiről szóltunk. Aki már túl van néhány sikeresen beadott pályázaton, tudhatja, hogy a nehézségek nem érnek véget az utolsó pillanatban elkészült anyag postára adásával. Sok probléma adódhat a teljesítés közben is, ám ezeknek nagy része kellő odafigyeléssel, szakszerű szervezéssel kiküszöbölhető.

A Harmónia Gyermekház Közhasznú Egyesület a HEFOP 2.2 "A társadalmi befogadás elősegítése a szociális területen dolgozó szakemberek képzésével" program keretében második programjának megvalósításánál tart. "A napközbeni kisgyermekellátás rendszerében dolgozók szakmai motivációjának erősítése és foglalkozási attitűdjének megváltoztatása, a női munkaerő reintegrációja érdekében" című projektje 2006. október 30-án sikeresen befejeződött, a "Lépésről lépésre - a családok megváltozott igényeihez igazított napközbeni kisgyermekellátásért" című program pedig harmadik negyedévébe lépett. Az első pályázaton szerzett tapasztalatainkat sikerrel építjük be a másodikba. Ennek közreadásával szeretnénk elősegíteni az Önök munkáját is.

Projektünk konkrét célja a közép-magyarországi régió kisgyermekellátásában dolgozó 1000 bölcsődei gondozónő kétnapos képzése volt, ahol a szakmai felkészítés mellett a gondozónők mentális kimerültségének kezelésére tettük a hangsúlyt, hogy újra befogadóvá és kreatívvá váljanak, így segítve a női munkaerő reintegrációját.

A projekt megvalósítása 20 hónapot vett igénybe, mely idő alatt a tervezett 1000 főből 996 jelent meg a képzésen. A pozitív eredményhez jutott 3478 fő körébe elsősorban a szolgáltatást igénybe vevő kisgyermekek és szüleik tartoznak, akik már a megváltozott szemléletű gondozónőkkel kerültek kapcsolatba.

A projekt teljes költsége 30.000.000 Ft volt, melyből az igényelt támogatás (25.250.000 Ft) 75%-a az Európai Szociális Alapból, 25%-a pedig hazai forrásból került ki.

Melyek lehetnek a konzorciumi partnerrel való együttműködés nehézségei?

A projekt megvalósításában konzorciumi partnerünk a Budapest Főváros XI. ker. Önkormányzat Egyesített Bölcsődei Intézmények Szemünk Fénye Bölcsőde és Regionális Módszertani Központ volt. Az együttműködés kezdetén a következő esetleges nehézségekre kellett felkészülnünk: időpontok, menedzsment ülések egyeztetése; feladatok megosztása; folyamatos tájékoztatás megszervezése; dokumentumok, számlák, bizonylatok határidőre történő összegyűjtése.
Mi ezeket úgy hidaltuk át, hogy már a programunk önértékelési részénél személyre szabott feladatokat, felelősségi köröket határoztunk meg szigorú beszámolási és dokumentálási kötelezettségekkel. Előre eldöntött volt, ki készíti elő a menedzsment üléseket, ki írja meg a jegyzőkönyveket, ki vállal felelősséget a kapcsolattartásért, ki bonyolítja a közbeszerzést, ki készíti a szerződéstervezeteket, kinek a feladata lesz az előrehaladási jelentések megírása. Mindenki tudta, milyen témában, kinek tartozik felelősséggel.
Nagy hangsúlyt fektettünk a rendszeres találkozók megszervezésére a folyamatos tájékoztatás érdekében, hiszen úgy gondoltuk, a saját feladatunkat akkor tudjuk kellő hatékonysággal elvégezni, ha képünk van a folyamat egészéről.

Tartható-e a projekt mérföldköveinek ütemezése?

E tekintetben rugalmasságra kell készülnünk, mert sok esetben csúszik a támogatási szerződés aláírásának időpontja, melynek következtében a mérföldkövek ütemezésében is változtatás szükséges.
Fontos, hogy minden résztényező (oktatók, szállás, jegyzet, levelezés.) az eredetileg tervezett időre "tettre készen" álljon, de hagyjunk magunknak módot a változtatásra.
Az időpontok esetleges csúszására készítsük fel valamennyi partnerünket, különös tekintettel a hallgatókra.

Megfelel-e a program a célszemélyek elképzeléseinek?

A hallgatóknál maradva alapvető kérdés volt, hogy a szakterületen dolgozók igényt tartanak-e egyáltalán ilyenfajta képzésre. Hogy erre választ kapjunk, vállalkozásunkat alapos igényfelmérés előzte meg. Kutatásunk során megállapítást nyert, hogy növekszik az igény a hagyományostól (egyszerű ismeretátadás) eltérő olyan oktatási formákra, ahol a hallgató aktív résztvevője lehet a képzésnek. Személyes igényeivel, elvárásaival befolyásolhatja az oktatás menetét.
A hallgatókat részvételre ösztönzi, ha szociális területen akkreditáltatjuk a képzést. Ezzel egy időben ne feledkezzünk meg a munkaügyi központ felé történő jelentési kötelezettségünkről sem.

Hogyan toborozzunk?

Ez a feladat nagyon átgondolt, precíz kivitelezést kívánt, biztosítandó, hogy a tanfolyamonként tervezett létszám (esetünkben 10 x 100 fő) meg is jelenjen a megbeszélt időpontban.
A tanfolyamok lebonyolításához nagy szakértelemmel rendelkező trénerek segítségét kértük, akik jól ismerik a szakterület specialitásait és problémáit, gyakorlatuk van tanfolyamszervezésben.
A hallgatóknak előzetes tájékoztatást kell kapniuk a tanfolyam tartalmára, menetére (időpontok), követelményeire (vizsga, záróbeszámoló, hiányzás.), technikai részleteire (szállás, étkezés, utazás.) vonatkozóan.

Milyen pénzügyi nehézségekkel számolhatunk?

Minden projekt működésének alapvető feltétele, hogy időben érkezzenek a támogatási összegek. Ezt a gondosan elkészített negyedéves jelentések (ezekre legalább két hetet szánjunk) nagyban elősegítik.
A siker szempontjából alapvető fontosságú a szakemberek által átgondoltan megtervezett projekt és a pályázó szervezet biztos anyagi háttere. Tapasztalatunk szerint két elszámolási időszak önerőből történő pénzügyi fedezetére van feltétlenül szükség ahhoz, hogy ne adódjanak likviditási problémáink. A támogatási összegek kifizetései (érthető okokból) egyelőre még nem nevezhetők gördülékenynek. Gyakoriak az elszámolási periódusok közötti csúszások. Ezeket az időszakokat csak önerőből vagy visszatartott kifizetésekkel lehet átvészelni (ehhez tényleges jó barátokra, illetve partnerekre van szükségünk).
A tisztánlátás érdekében elengedhetetlen már a tervezés kezdetén eldönteni, hogy a konzorciumi partnert kedvezményezettként jelöljük-e meg. Tanácsunk szerint több szempontból is előnyösebb, ha a partner ilyen minőségében anyagilag nem érintett. Sok problémát okozhat a különböző közigazgatási egységhez tartozás okozta adminisztrációs eltérés, illetve kényelmetlen helyzetbe hozhat bennünket a partnerrel szemben a késedelmes kifizetés. Javasoljuk, hogy együttműködését inkább más módon (mint szakmai tevékenység - megvalósító, szakmai szolgáltató) honoráljuk.
Óvatosan bánjunk az önerővel is! A HEFOP 2.2-es projekteknél nem kötelező önerőtársítás, ha mégis ezt választjuk, fel kell készülnünk a szigorú elszámolásra (benzinköltség, kiküldetés, vagyontárgyak értékbecslése, használati eszközök fajlagos költsége).

Befejezésként hozzáfűzzük, az EU-s pályázatok lebonyolításához nagy elkötelezettség, kitartás és sok-sok szabadidő feláldozása szükséges, abban az esetben, ha nem főmunkaidőben végezzük ezt a tevékenységet. A pályázatkiírásban foglaltakat, miszerint a projektmenedzser és a szakmai vezető heti munkaideje 30 óra, komolyan kell venni.
Bízzunk benne, hogy a 2007-es évben kikristályosodnak a folyamatok, és jó célok érdekében kedvvel tudjuk felhasználni az Új Magyarország Fejlesztési Terv nyújtotta lehetőségeket.

-Tolnayné Falusi Mária-
szakmai vezető

Forrás: Civilia Világa 2007/1

<< vissza

Főoldal | 1%-os kampány | HÍE Egyesület bemutatkozik | HÍE Egyesület tevékenysége | Ajánlott könyvek | Hasznos információk | Non-profit Akadémia | Levél nekünk | Partnereink | Impresszum | Oldaltérkép | Érettségi